Die Bewerbung

+++ Quelle: Datenschutz von A-Z * Dr. Eugen Ehmann ++++

Begriff

Personenbezogene Daten, die im Rahmen einer Bewerbung anfallen, gelten als Beschäftigtendaten {-> Beschäftigtendatenschutz) und sind auf gleichem Niveau wie Daten von Angestellten zu schützen. Der Arbeitgeber darf im Rahmen einer Bewerbung nur solche Daten erheben und auswerten, die geeignet sind, eine Bewerberauswahl für die konkrete Stelle zu treffen. Das gilt auch für Fragen, z.B. in Vorstellungsgesprächen. Nach Abschluss des Verfahrens sind die Daten der abgelehnten Bewerber zu löschen (Löschung) oder zurückzugeben, sofern nicht deren Einverständnis für eine Aufbewahrung oder andere Vorgehensweise vorliegt. Wie mit Daten von und über Bewerber umzugehen ist, richtet sich in Deutschland nach der Generalklausel des§ 26 BDSG 2018.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

  • 26 BDSG 2018 (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses), insbesondere Abs. 8 Satz 2 (Bewerber werden Datenschutzrichtlinie wie Beschäftigte behandelt)

Grundsätze für den Umgang mit Bewerberdaten

Bewerberdaten unterliegen als –personenbezogene Daten dem Datenschutzrecht. Gemäß der gesetzlichen Definition zählen sie zu den Beschäftigtendaten  (Beschäftigtendatenschutz) (§ 26 Abs. 8 BDSG 2018). Das bedeutet, dass unter anderem folgende datenschutzrechtlichen Grundsätze zum Tragen kommen:

  • Zweckbindung

Die Bewerberdaten dürfen nur für den Zweck der Bewerbung verwendet werden.

  • Datenminimierung

Das Unternehmen oder die Stelle darf nur Daten verarbeiten, wenn diese (bezogen auf den Zweck) angemessen und erheblich sind. Sie müssen auf das notwendige Maß beschränkt werden.

  • Rechtsgrundlage

Jede Verarbeitung von Bewerberdaten muss durch eine Rechtsgrundlage erlaubt sein. Abweichungen von diesen Grundsätzen können nur aufgrund einer freiwilligen -+ Einwilligung des Bewerbers erfolgen.

 

  • Erhebung von Daten und Fragerecht

Der Arbeitgeber darf nur solche Bewerberdaten speichern und berücksichtigen, die erforderlich sind, um eine Auswahl für die Besetzung der Stelle zu treffen (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG 2018). Darunter fallen insbesondere Angaben über die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten, die berufliche Qualifikation und die Ausbildung – in der Regel aber nicht, welchen Hobbys der Bewerber nachgeht oder ob er raucht. Angaben zur Gesundheit(Gesundheitsdaten) sind vor der Einstellung ebenfalls nur zulässig, wenn diese eine wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung darstellen (z.B. die Frage nach einer Alkoholabhängigkeit bei der Bewerbung als Berufskraftfahrer). Diese Kriterien gelten für alle Phasen der Bewerbung und somit auch im persönlichen Bewerbungsgespräch.

Will der Arbeitgeber Auskünfte bei –> Dritten einholen, etwa bei früheren Arbeitgebern, ist dies in der Regel erst nach einer vorherigen –> Einwilligung des Bewerbers zulässig. Recherchen im Internet, insbesondere in sozialen Netzwerken, sind wohl nur dann zulässig, wenn die Daten frei und ohne Anmeldung zugänglich sind.

  • Besonderheiten bei Online-Bewerbungen

Bei Online-Bewerbungen ist besonderes Augenmerk auf den technischen und organisatorischen Schutz (siehe auch Technische und organisatorische Maßnahmen} der Bewerberdaten zu richten. So ist z.B. darauf zu achten, dass die Daten nur über verschlüsselte Datenleitungen (Verschlüsselung} übermittelt werden (https}. Bei der Vernichtung der Daten (Datenträgervernichtung} ist darauf zu achten, dass auch alle angelegten Kopien gelöscht (Löschung) werden.

  • Einsichtnahme in Bewerberdaten

Innerhalb des Unternehmens dürfen alle Mitarbeiter die Bewerbdaten einsehen, die mit dem Auswahlprozess befasst sind. Dazu gehören die Personalsachbearbeiter ebenso wie die Führungskräfte die über die Einstellung entscheiden. Wird ein Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch geladen, dürfen alle Teilnehmer in dieser Runde die Bewerbungsunterlagen zur Kenntnis nehmen. Besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, sind auch diesem die erforderlichen Unterlagen vorzulegen (§ 99 Abs. 1 BetrVG}. Alle Beteiligten sind zum Stillschweigen verpflichtet.

  • Weitergabe von Bewerberdaten

Bewerberdaten dürfen grundsätzlich nur für den ursprünglichen Zweck genutzt werden. Erfolgt die Bewerbung ausdrücklich auf eine ausgeschriebene Position, dürfen die Daten erst nach einer Einwilligung des Bewerbers an andere Abteilungen im gleichen Unternehmen weitergegeben werden. Auch die Weitergabe an andere Unternehmen (also an andere juristische Personen, selbst wenn

sie zum gleichen ….. Konzern gehören} bedarf einer ….. Einwilligung. Stimmt der Bewerber einer Weitergabe zu, muss er darüber aufgeklärt werden, welche Stellen seine Daten erhalten und an wen er sich dort gegebenenfalls wenden kann.

  • Löschungsfristen

Nach dem Abschluss eines Bewerbungsverfahrens dürfen die Daten des erfolgreichen Bewerbers in dessen  Personalakte übernommen werden, sofern sie für das Arbeitsverhältnis benötigt werden. Die Daten der erfolglosen Bewerber müssen dagegen grundsätzlich geIöscht ( Löschung) oder an diese zurückgegeben werden. Als Löschungsfrist (Aufbewahrungsfristen) können 2 Monate angesetzt werden – dies ist die Frist, während der unterlegene Bewerber Verstöße gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Antidiskriminierungsgesetz ( Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)) geltend machen können(§ 15 Abs. 4 AGG}.

Will ein Unternehmen die Unterlagen eines Bewerbers behalten, weil sich zu einem späteren Zeitpunkt womöglich eine andere Stelle bietet, muss es dazu explizit dessen Einwilligung einholenl.

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